Wie kann die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung beschleunigt werden?

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist eines der zentralen Zukunftsthemen Deutschlands – und zugleich eine der größten Herausforderungen. Während sowohl Bürgerinnen und Bürger als auch Unternehmen längst digitale Services erwarten, stehen die staatliche Einrichtungen vor komplexen strukturellen Herausforderungen: Häufig existieren bereits Teil- oder Insellösungen, doch diese sind meist wenig integriert. Ein durchgängiger, reibungsloser Ablauf über verschiedene Systeme hinweg bleibt daher die Ausnahme.

Wieso ist das so? Hohe Sicherheitsanforderungen und die damit verbundenen langen Freigabezyklen für den Einsatz neuer Softwarelösungen führen oft dazu, dass Behörden und insbesondere ihre Mitarbeitenden mit veralteten Systemen arbeiten müssen. Obwohl deutlich leistungsfähigere Alternativen auf dem freien Markt verfügbar sind, verzögert sich deren Implementierung teils um Jahre. Die Tatsache, dass in Deutschlands föderalem System jedes Bundesland eigenständig über den Einsatz digitaler Lösungen entscheidet, erleichtert es auch nicht gerade, gemeinsame Schnittstellen oder gar standardisierte Wege zu etablieren. Und das bekommen insbesondere Behördenmitarbeitende, aber auch Bürger und Bürgerinnen bei verschiedensten Behördengängen zu spüren.

Als Digitalagentur mit starkem Fokus auf die Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen stellen wir uns daher zwei zentrale Fragen:

• Wo hakt es in der digitalen Transformation der Verwaltung?

• Wie kann diese unter den gegebenen Umständen besser gelingen?

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) [Q1] hatte zu seinem Erlass im Jahr 2017 große Ziele. Es sollte die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung maßgeblich vorantreiben, indem es Bund, Länder und Kommunen in die Pflicht nahm, ihre Verwaltungsleistungen bis 2022 digital bereitzustellen. Die Traumvorstellung für viele Behördenmitarbeitende, sowie auch alle Bürger und Bürgerinnen.

Die flächendeckende Umsetzung blieb zwar hinter den Erwartungen zurück, dennoch hat das OZG wichtige Impulse gesetzt: Es hat die Notwendigkeit einheitlicher Standards deutlich gemacht, einen ersten Austausch zwischen den Einrichtungen verstärkt und weitere digitale Dienste hervorgebracht.

Trotz dieser ersten OZG-angestoßenen Schritte sind wir noch weit entfernt vom herbeigesehnten „medienbruchfreien Prozess“, also dem vollständig digitalen Weg von der Antragstellung bis zur Freigabe.

Das Onlinezugangsgesetz selbst konzentrierte sich schließlich auf die Bürgerschnittstellen und so wurde insbesondere durch §1a des OZG [Q2] an vielen Stellen der Grundstein dafür gelegt, dass Bürger und Bürgerinnen Anträge online stellen können. Die Antragsverarbeitung von Sachbearbeitenden der Verwaltung wird dann aber großteils immer noch analog und/oder in isolierten Systemen vorgenommen. Damit digitale Anträge schließlich vollständig digital geprüft, digital entschieden und digital dokumentiert werden können, muss auch hier auf technisch integrierte Prozessdigitalisierung gesetzt werden.

Das OZG-Änderungsgesetz, welches als Nachfolge des OZG 2024 in Kraft getreten ist, erweitert den Fokus von der Nutzeroberfläche auf die Verwaltung selbst: Mit dem Once-Only-Prinzip und der verpflichtenden Registereinbindung werden Daten künftig verwaltungsintern geteilt, sodass ein weiterer Schritt in Richtung durchgehend, digitale und medienbruchfreie Verfahren gelegt wäre. Mehr Infos zum Thema „Ende-zu-Ende-Digitalisierung“, „OOP“ und der „Registereinbindung“ findet sich hier.

Wie bereits angesprochen, kommen auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene häufig sehr unterschiedliche digitale Dienste zum Einsatz. Zusätzliche Standardisierung, einheitliche Gesetzeswerke und eine koordinierte Digitalstrategie sind daher notwendig, um eine konsistente Entwicklung sicherzustellen.

Zum anderen braucht es innovative Ansätze, die sowohl den Auftraggebenden (Verwaltung) als auch den Nutzenden (Behördenmitarbeitende oder Bürger und Bürgerinnen) gerecht werden und darüber hinaus für verschiedene Anwendungsbereiche adaptierbar sind.

Ein zentraler Ansatz dabei ist die sogenannte „Nachnutzung“: Ein Bundesland stellt einen Onlinedienst bereit, der anschließend von anderen Ländern übernommen werden kann. In der Theorie ist das ein sinnvoller Weg zu mehr Effizienz. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass der Föderalismus diese Idee häufig an ihre Grenzen bringt.

Da sich Verwaltungsprozesse oft in der analogen Verarbeitung erheblich voneinander unterscheiden, ist Nachnutzung meist nur mit aufwändigen Anpassungen möglich. Das kostet wiederum Zeit, Geld und Ressourcen.

Langfristig stellt sich deshalb die Frage, ob und wie Verwaltungsprozesse über Ländergrenzen hinweg stärker harmonisiert werden können, um digitale Lösungen effizienter nutzbar zu machen.

Nachnutzung und die damit verbundene Standardisierung von Prozessen bleiben zentrale Aspekte, um Akzeptanz bei Bürgern und Bürgerinnen zu fördern, welche die Lösungen schließlich nutzen sollen. Sie tragen dazu bei, Entwicklungszeiten zu verkürzen und Abläufe effizienter zu gestalten, wodurch Bürger und Bürgerinnen langfristig von schnelleren Bearbeitungszeiten profitieren.

Insbesondere in Kommunen lohnt sich die Entwicklung einer expliziten Fachverfahrenssoftware oft nicht, da teils nur sehr wenige Anträge pro Jahr mittels eines bestimmten Schemas bearbeitet werden. Von diesen Verwaltungsverfahren gibt es wiederum sehr viele, die in ihrer Gesamtheit schließlich einen erheblichen Aufwand verursachen.

Genau hier kann ein generischer Ansatz eine gute Lösung darstellen. Geringer Konfigurationsaufwand und hohe Individualisierungsmöglichkeit sind hierbei ausschlaggebend. Ein weiterer großer Vorteil: Alle Verfahren nutzen eine gemeinsame Benutzerführung, was den Schulungsaufwand für Behördenmitarbeitende deutlich reduziert.

Best Practices aus der Wirtschaft bieten ausreichend Orientierung für die Entwicklung wiederverwendbarer und nutzerfreundlicher Software. Wo immer es möglich ist, sollte daher auf übergreifende Modularisierung und Wiederverwendung von Softwarelösungen gesetzt werden. Das schafft ein besseres Nutzererlebnis, beschleunigt die Umsetzung und senkt Kosten.

Das interone Fachverfahren Framework, kurz iFF, bietet bereits eine Möglichkeit zur Standardisierung digitaler Verfahrensansätze. Es stellt eine flexible und leistungsfähige Möglichkeit dar, die eine breite Palette an Modulen zur Entwicklung und Konfiguration unterschiedlichster Fachverfahren bereitstellt.

Was sind die Vorteile des iFF?

·      Modulare Struktur: Macht Wiederverwendung von Standardkomponenten möglich.

·      Schnellere Implementierung: Verkürzte Einführungszeiten.

·      Flexibilität: Anpassung an spezifische Anforderungen einzelner Institutionen und Aufgabenstellungen. Der Baukasten-Ansatz ist für eine große Bandbreite von einfacheren bis sehr komplexen Verwaltungsvorgängen geeignet.

Ein besonderer Mehrwert des iFF liegt in der Optimierung des Workflows vieler wiederkehrender Einzelaufgaben, die Behörden regelmäßig in gleicher Schrittabfolge bewältigen. Darunter fallen beispielsweise:

·      Einholen von Stellungnahmen

·      Gebührenberechnung

·      Erstellen und Versenden von Bescheiden

Diese Prozesse lassen sich modular abbilden und in kleinere Aufgaben („Tasks“) unterteilen.

Durch die modulare Konfigurierbarkeit in Kombination mit der Möglichkeit, weitere individuelle Erweiterungen zu integrieren, entsteht ein maßgeschneidertes Fachverfahren, das den aktuellen Prozessanforderungen gerecht wird und gleichzeitig Raum für zukünftige Anpassungen bietet.

Neben Anpassungsfähigkeit bzw. „Nachnutzungspotential“ und Nutzerzentrierung ist der Einsatz von Cloud- und Open-Source-Lösungen ein weiterer wesentlicher Faktor einer erfolgreichen nachhaltigen Transformation. Sie ermöglichen es, mit den sich verändernden Anforderungen und technologischen Entwicklungen der Zukunft Schritt halten zu können. Beide Technologien bieten nicht nur eine hohe Skalierbarkeit und Flexibilität, sondern können auch zur Senkung der Entwicklungskosten beitragen [Q3].

Nicht zu vernachlässigen sind hier die insbesondere im öffentlichen Sektor bestehenden und berechtigten etwaigen Sicherheits- und Datenschutzbedenken. Zum Beispiel im Hinblick auf Datenhoheit oder durch Gefahren potenzieller Cyberangriffe [Q4].

Umso wichtiger ist es, sichere und vertrauenswürdige Rahmenbedingungen für den Einsatz dieser Technologien zu schaffen – etwa durch europäische oder nationale Cloud-Infrastrukturen, klare Compliance-Vorgaben und transparente Open-Source-Governance.

Werden diese Voraussetzungen erfüllt, können Cloud- und Open-Source-Lösungen die Grundlage für zukunftsfähige, sichere IT-Infrastrukturen bilden und es der öffentlichen Verwaltung ermöglichen, digitale Dienstleistungen effizient, flexibel und nachhaltig bereitzustellen.

Fassen wir zusammen: wie können wir die Transformation erfolgreich vorantreiben?

Um die Digitalisierung innerhalb der öffentlichen Verwaltung Deutschlands konsequent zu verbessern, ist eine agile, lösungsorientierte Zusammenarbeit zwischen Behörden und Dienstleisterinnen und Dienstleistern unerlässlich.

Für eine effiziente Entwicklung und nachhaltige Implementierung braucht es umfassende Anforderungsanalysen, iterative Entwicklungsprozesse, proaktives Risiko- und Change-Management und vor allem intensive Abstimmungen mit allen Stakeholdern.

Ebenfalls von hoher Bedeutung sind umfangreiche Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen für behördliche Mitarbeitende, um eine effiziente erfolgreiche Nutzung digitaler Anwendungen zu gewährleisten.

Darüber hinaus wäre eine stärkere Vernetzung sowohl zwischen Behörden als auch unter den beauftragten IT-Dienstleistenden ein zusätzlicher Gewinn für alle Beteiligten.

Der Austausch über bestehende Lösungen könnte dazu beitragen, ähnliche Bedarfe frühzeitig zu erkennen und den Zugriff auf bereits entwickelte Anwendungen zu erleichtern, anstatt die ineffiziente Entwicklung weiterer isolierter Insellösungen weiterzuführen. Besonders kleinere Kommunen und Länder könnten so von mehr Transparenz profitieren.

Zwar erfordert eine solche Offenheit auch mehr Kollaboration unter Dienstleisterinnen und Dienstleistern, was kurzfristig weniger lukrativ für diese sein mag, doch sie trägt wesentlich dazu bei, Ressourcen effizienter nutzbar zu machen und die öffentlichen Verwaltungseinrichtungen so nachhaltig und schneller zu digitalisieren.

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung verlangt eine ganzheitliche Herangehensweise, die über rein technische Innovationen hinausgeht. Schlüsselkomponenten hierfür sind:

·      Cloud- und Open-Source-Lösungen

·      Nutzerzentrierte Softwareentwicklung

·      Agile, standardisierte Lösungsansätze

·      Verstärkte Zusammenarbeit zwischen Behörden und Dienstleistern

Nur wenn vorhandenes Wissen, bestehende Lösungen und bewährte Ansätze systematisch geteilt und weiterentwickelt werden, kann die Digitalisierung flächendeckend gelingen.

Wir von interone arbeiten bereits mit zahlreichen öffentlichen Einrichtungen daran, digitale Verwaltungsprozesse zukunftsfähig zu gestalten. Ein zentrales Ziel ist dabei die Entwicklung integrierbarer Software, die das Onlinezugangsgesetz (OZG) und auch seine seit 2024 in Kraft getretene Erweiterung das OZG-Änderungsgesetz [Q1] konsequent zu Ende denken – also über die reine Antragstellung hinaus bis zur vollständigen Bearbeitung innerhalb der Verwaltung.

Mit Verfahren wie dem interone Fachverfahren Framework (iFF) und weiteren E-Government-Lösungen bieten wir passgenaue Anwendungen für unterschiedliche Bedarfe und alle relevanten Nutzergruppen.

Digitale Verwaltungsdienste ermöglichen schnellere Antragsverfahren, weniger Formulare in Papierform und reduzieren den persönlichen Behördengang auf ein Minimum – bequem, zeitgemäß und nutzerfreundlich.

Gründe sind, unter anderem, hohe Sicherheitsanforderungen, lange Freigabeprozesse, unterschiedliche Zuständigkeiten im föderalen System sowie fehlende Standardisierung über Ländergrenzen hinweg.

Das OZG, genauso wie seine Nachfolge – das OZG-Änderungsgesetz (oder auch OZG 2.0 genannt), verpflichtet Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre Verwaltungsleistungen digital bereitzustellen. Es bildet damit den gesetzlichen Rahmen und Anstoß für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.

Ein medienbruchfreier Prozess ist vollständig digital: von der Antragstellung bis zur internen Bearbeitung, Entscheidung und Dokumentation ohne Wechsel zwischen digitalen und analogen Verfahren.

Das iFF ist ein von interone entwickeltes, modulares Software-Framework, das Verwaltungsprozesse standardisiert, digitalisiert und effizient abbildet, wobei der Fokus auf Flexibilität, Nachnutzung und individueller Anpassbarkeit liegt.

[Q1]: Digitale Verwaltung: Onlinezugangsgesetz (OZG). digitale-verwaltung.de, Online abrufbar (abgerufen am 03.07.25).

[Q2]: Gesetze im Internet: §1a OZG – Onlinezugangsgesetz. gesetze-im-internet.de, Online abrufbar (abgerufen am 03.07.25).

[Q3]: Bundes-CIO: Digitale Souveränität durch Open Source. cio.bund.de, Online abrufbar (abgerufen am 19.06.25).

[Q4]: SoSafe Awareness: Die fünf größten Cyberbedrohungen im öffentlichen Sektor. sosafe-awareness.com, Online abrufbar (abgerufen am 19.06.25).